Surat Dinas

Nisa’atul Maulani Aulia

24010117130069

SOAL SURAT DINAS

1.      Apa pengertian surat dinas menurut Soedjito dan Solchan? 

Jawab :

Soedjito dan Solchan (1994: 14) pengertian surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya.

2.      Apa pengertian surat dinas menurut Mustakim? 

Jawab :

Mustakim (1994: 163) pengertian surat dinas adalah alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

3.      Sebutkan dan jelaskan fungsi surat dinas! 

Jawab :

Fungsi surat dinas menurut Abdi (2019) :

a.       Fungsi surat dinas yang pertama yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

b.      Fungsi surat dinas selanjutnya adalah sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen dimana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

c.       Fungsi surat dinas berikutnya adalah sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

d.      Fungsi surat dinas lainnya yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

e.       Fungsi surat dinas juga sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan. Hal inilah yang juga membuat fungsi surat dinas diarsipkan.

4.      Sebutkan jenis-jenis surat dinas! 

Jawab :

Terdapat beberapa jenis surat dinas sesuai dengan perihal dan kepentingannya, antara lain sebagai berikut (Zakky, 2019) :

a.       Surat Pemberitahuan Dinas

Bertujuan memberikan informasi pada semua anggota instansi tertentu terkait suatu hal.

b.      Surat Undangan Dinas

Bertujuan untuk mengundang dan mengharapkan kehadiran pihak tertentu untuk berpartisipasi dalam acara atau kegiatan tertentu.

c.       Surat Kuasa Dinas

Bertujuan melimpahkan wewenang dari seseorang kepada pihak lain yang dapat dipercaya untuk mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

d.      Surat Keterangan Dinas

Bertujuan untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu pada pihak terkait yang berkepntingan.

e.       Surat Memo

Dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat. Jenis surat memo disebut juga sebagai nota dinas.

f.        Surat Edaran Dinas

Berfungsi sebagai pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.

g.      Surat Pengantar Dinas

Dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

h.      Surat Perintah Dinas

Merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.

i.        Surat Perjalanan Dinas

Merupakan jenis surat dinas yang dikeluarkan suatu instansi kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas, yang juga disertai dengan pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.

j.        Surat Rekomendasi

Merupakan jenis surat dinas yang digunakan untuk menerangkan pihak tertentu, dan dibuat oleh seorang pimpinan dengan tujuan agar pihak yang direkomendasikan bisa memperoleh penilaian positif dari pihak tertentu.

k.      Surat Laporan

Merupakan bentuk tanggung jawab atau pelaporan suatu pihak terkait pekerjaan atau tugas tertentu yang diberikan pimpinan dan sudah dilaksanakan.

l.        Surat Berita Acara

Berupa catatan resmi terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung dan memuat runtutan kegiatan atau hal-hal berkenaan dengan kegiatan tersebut secara rinci.

5.      Apa saja bagian-bagian penyusun surat dinas? 

Jawab :

Bagian-bagian penyusun surat dinas diantaranya adalah (Setiawan, 2020):

a.       Kepala Surat

Kepala surat merupakan bagian paling atas dari surat dinas. Kepala surat berisi nama instansi atau lembaga, alamat instansi atau lembaga, dan logo instansi atau lembaga.

Contoh:

b.      Tanggal Surat

Tanggal surat memuat tanggal dan tempat surat dinas dibuat.

Contoh:

c.       Nomor Surat

Nomor surat merupakan nomor surat yang digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatan.

d.      Lampiran

Lampiran merupakan lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung atau isi dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-).

e.       Perihal

Berisi tentang isi pokok surat dinas.

f.        Alamat

Berisi nama dan alamat penerima surat

g.      Salam Pembuka

Bagian salam pembuka bisa diisi dengan kalimat salam seperti “ Assalamu’alaikum”, “ Dengan Hormat”, “ Salam Olahraga” dan sebagainya.

h.      Isi Surat

Berisi inti pokok atau pokok permasalahan yang akan disampaikan kepada penerima surat.

i.        Salam Penutup

Dapat disertakan sebagai bentuk kesopanan.

j.        Nama Pengirim

Berisi nama terang berikut gelar penanggung jawab beserta tanda tangannya.

k.      Tembusan

Berisi nama lembaga, instansi, atau individu yang mengetahui pembuatan dan isi surat.

6.      Bagaimana cara membuat surat dinas yang baik dan benar? 

Jawab :

. Menurut Persibunda (2020), berdasarkan formatnya, berikut ini cara membuat surat dinas yang baik dan benar:

i.        Siapkan kop instansi yang akan dijadikan sebagai kepala surat. Meskipun tidak ada aturan baku, kop ini sebaiknya berisi informasi lengkap instansi seperti yang sudah dituliskan pada format kepala surat resmi di atas.

ii.      Isikan nomor surat dengan jelas dan tidak asal-asalan. Gunakan format penulisan nomor surat yang selama ini digunakan di instansi.

iii.    Tuliskan dengan jelas di mana dan tanggal berapa surat dibuat. Tanggal surat ini bisa diposisikan di sebelah kanan kertas surat ataupun di bagian kiri.

iv.    Jika surat resmi yang dibuat memiliki dokumen lain sebagai lampiran, maka tuliskan pula jumlah dokumen yang dilampirkan pada bagian lampiran surat.

v.      Pada bagian perihal tuliskan dengan singkat dan jelas inti pokok yang termuat di dalam surat. Misalnya jika surat tersebut adalah surat undangan rapat untuk membahas rencana anggaran desa, maka di bagian perihal bisa diisi dengan “ Rapat pembahasan rencana anggaran desa”.

vi.    Kemudian di bagian alamat tujuan surat silahkan diisi dengan nama dan alamat dari penerima surat. Tuliskan nama penerima secara lengkap beserta gelarnya jika ada.

vii.  Bagian salam pembuka bisa diisi dengan kalimat salam seperti “Assalamu’alaikum”, “Dengan Hormat”, “Salam Olahraga” dan sebagainya.

viii.            Lalu di bagian isi silahkan tuliskan inti pokok surat atau pokok permasalahan yang akan disampaikan kepada penerima surat. Bagian isi ini tidak perlu bertele-tele. Tuliskan saja maksud dikirimnya surat dengan singkat, padat dan jelas.

ix.    Meski terkadang ada beberapa contoh surat resmi yang tidak menyertakan salam penutup, namun sebagai bentuk kesopanan ada baiknya menyertakan bagian ini pada surat resmi yang dibuat. Salam penutup untuk surat resmi bisa diisi dengan kalimat “Wassalam”, “Hormat Kami”, “Hormat Saya” dan sebagainya.

x.      Selanjutnya di bagian nama dan tanda tangan penanggung jawab surat, isikan dengan nama terang berikut gelar penanggung jawab serta jangan lupa dibubuhkan tanda tangan.

xi.    Yang terakhir di bagian tembusan silahkan diisi dengan nama lembaga, instansi atau individu yang mengetahui pembuatan dan isi surat yang dibuat.

7.      Berikan contoh surat dinas yang baik dan benar! 

Jawab :

 

DAFTAR PUSTAKA

Abdi, Husnul. 2019. Fungsi Surat Dinas, Ciri-ciri, dan Jenisnya yang Perlu Diketahui. Internet. Diakses dari  https://hot.liputan6.com/read/4059989/fungsi-surat-dinas-ciri-ciri-dan-jenisnya-yang-perlu-diketahui.

Mustakim. 1994. Membina Kemampuan Berbahasa. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Persibunda, Anggi. 2020. Contoh Surat Resmi dan Cara Menulisnya yang Sesuai. Internet. Diakses dari  https://www.worldofghibli.id/surat-resmi/#Cara_Membuat_Surat_Resmi. 

Setiawan, Samhis. 2020. Pengertian Surat Dinas-Fungsi, Ciri, Syarat, Bagian, Contoh. Internet. Diakses dari https://www.gurupendidikan.co.id/pengertian-surat-dinas/.

Soedjito dan Solchan TW. 1994. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya

Zakky.  2019. Jenis-jenis Surat Beserta Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, dan Contohnya. Internet. Diakses dari http://www.zonareferensi.com.jenis-jenis-surat/.